Privacyverklaring
PRIVACYVERKLARING P. SMIT B.V.
Januari 2019
Voor het beantwoorden van uw vragen, of voor het uitoefenen van uw rechten, of voor het verkrijgen van meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen: P. Smit b.v., Lisenka van der Wilt, Schrijnwerkersweg 7, 1786 PC Den Helder, telefoon +31(0)223-613033, info@cwpsmit.nl.
Wij behouden ons het recht voor om de privacy verklaring te wijzigen, indien nodig. De wijzigingen zullen dan kenbaar gemaakt worden op onze website.
Website:
P. Smit b.v. gebruikt voor haar website alleen functionele cookies waarbij geen gebruikersgegevens verzameld worden. P. Smit b.v. gebruikt op haar website geen tracking of marketing cookies.
Klanten en leveranciers:
Verzamelen en gebruiken persoonsgegevens
Graag maken wij u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk, en soms een wettelijke verplichting, is om een eventuele overeenkomst met u te sluiten en alle aspecten van de overeenkomst uit te voeren. Dat geldt zowel voor onze (potentiële) klanten als voor partijen bij wie wij (potentiëel) zaken en/of diensten inkopen.
Bent u een (potentiële) klant of leverancier van ons, dan gebruiken wij uw gegevens om met u te kunnen communiceren over offertes, gewenste specificaties en wensen voor de diensten / werkzaamheden, uitvoering van de diensten / werkzaamheden, en andere onderdelen van de overeenkomst.
Welke persoonsgegevens
De persoonsgegevens die door ons verzamelt en gebruikt worden voor het aangaan en of de uitvoering van de overeenkomst, betreffen bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer(s), e-mailadres en functie (titel) binnen uw organisatie.
Indien u ons ongevraagd aanvullende persoonsgegevens verstrekt, geeft u door deze actieve handeling expliciet toestemming om ook deze gegevens op te slaan en/of anderszins te verwerken.
Bewaarperiode persoonsgegevens
Indien u een offerte bij ons heeft opgevraagd, of wij bij u, maar u bent geen klant of leverancier bij ons geworden, en er is geen uitzicht dat u een klant of leverancier gaat worden in de toekomst, dan zullen wij uw gegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact verwijderen.
Indien er een mogelijkheid is dat wij een opdracht gaan uitvoeren voor u, of u voor ons, dan zullen we uw persoonsgegevens bewaren in ons bestand, voor de periode dat er uitzicht is op een opdracht.
Bent u wel klant of leverancier bij ons geworden, dan zullen wij uw persoonsgegevens bewaren voor de duur van zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met u volledig is uitgevoerd. Na afloop van deze periode zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen, indien we ervan uit kunnen gaan dat er geen verdere opdracht in het verschiet ligt.
Onderaannemers, inleenkrachten en ZZP-ers:
Voor wie is deze privacyverklaring
Deze verklaring is bestemd voor de arbeidskrachten, in dienst zijn van een ander (een onderaannemer of partij die personeel uitleent), of zelfstandig ondernemers (ZZP-ers) die werkzaamheden voor ons komen uitvoeren.
Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens
Namens onze onderaannemer of de partij van wie wij u hebben ingeleend, of als zelfstandig ondernemer zult u werkzaamheden gaan verrichten voor ons. In verband met deze werkzaamheden is het voor ons noodzakelijk om een aantal persoonsgegevens vast te leggen.
Soms is het verwerken van uw persoonsgegevens wettelijk verplicht, zoals bijvoorbeeld voor de belastingdienst of via de wet arbeid vreemdelingen. In andere gevallen hebben wij er een gerechtvaardigd belang bij, om bijvoorbeeld onze bedrijfs risico’s te beperken.
Welke persoonsgegevens
In geval van onderaanneming of inleen ontvangen wij een aantal van uw persoonsgegevens van uw werkgever. Het gaat om uw burgerservicenummer en in het geval van arbeidskrachten uit het buitenland soms ook om kopieën van identiteitsbewijzen of persoonsgegevens verkregen via andere wettelijke verplichtingen.
In het geval dat u als ZZP-er voor ons werkzaamheden verricht, zullen we uw contact gegevens (naam, email, telefoonnummer), als ook uw bedrijfsgegevens (VAR verklaring, KvK nummer, BTW nummer, bankrekening nummer) verzamelen en gebruiken.
Wij zullen u voor aanvang van de werkzaamheden vragen ons een geldig en origineel iden-titeitsbewijs te tonen, waaruit wij een aantal persoonsgegevens zullen overnemen.
Indien u ons ongevraagd aanvullende persoonsgegevens verstrekt, geeft u door deze actieve handeling expliciet toestemming om ook deze gegevens op te slaan en/of anderszins te verwerken.
Bewaarperiode persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens voor de duur van 7 jaar na afloop van het boekjaar waarin de werkzaamheden zijn geëindigd. Deze periode komt overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst.
Sollicitanten:
Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens
Graag maken wij u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure. De door u verstrekte persoonsgegevens gebruiken wij om contact met u op te nemen voor verdere vragen en/of om u uitnodigen voor een (kennismakings)gesprek, met u te communiceren over het verloop van de werving & selectieprocedure, om contact op te nemen met opgegeven referenten/opleidingsinstituten, en voor de beoordeling van uw geschiktheid voor een vacature.
Indien u wordt aangenomen kunnen de verkregen persoonsgegevens verder worden verwerkt om een eventuele arbeidsovereenkomst / stageovereenkomst / uitzendovereenkomst te sluiten en uit te voeren.
Welke persoonsgegevens
De persoonsgegevens die door ons verzamelt en gebruikt worden voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure en het eventueel aangaan van een arbeidsovereenkomst / stageovereenkomst / uitzendovereenkomst, betreffen bijvoorbeeld uw NaamAdresWoonplaats-gegevens, geboortedatum, identificatie gegevens, geslacht, telefoonnummer en e-mailadres, uw curriculum vitae, gegevens die betrekking hebben op de door u gevolgde opleidingen (en cijferlijsten), cursussen en stages, en de aard en inhoud van uw vorige dienstbetrekkingen.
Indien u ons ongevraagd aanvullende persoonsgegevens verstrekt, geeft u door deze actieve handeling expliciet toestemming om ook deze gegevens op te slaan en/of anderszins te verwerken.
Indien dit voor een functie noodzakelijk en van toepassing is, worden er gegevens verzamelt en gebruikt als onderdeel van aanvullende selectieprocedures/middelen, zoals bijvoorbeeld een aanstellingskeuring en/of een verplicht antecedentenonderzoek, of een verklaring van goed gedrag. In dat geval worden aan de degenen die met de uitvoering daarvan belast zijn, alleen die persoonsgegevens verstrekt die noodzakelijk zijn om te voldoen aan de eisen.
Bewaarperiode persoonsgegevens
Wij zullen uw sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na het eindigen van de sollicitatieprocedure verwijderen, tenzij u ons toestemming heeft gegeven om uw gegevens voor een periode van maximaal 1 jaar te bewaren. U kunt uw gegeven toestemming op ieder moment intrekken. Hiervoor dient u een bericht te sturen aan het vermelde emailadres.
Overige (zaken) relaties:
Verzamelen en gebruiken persoonsgegevens
Graag maken wij u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat u hier toestemming voor heeft gegeven dan wel omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen.
Bent u een (zaken) relatie van ons, dan gebruiken wij uw gegevens om contact met u op te kunnen nemen voor doeleinden die in het belang zijn van onze onderneming. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het bespreken van een eventuele samenwerking, het verstrekken en verkrijgen van informatie, en het onderhouden van ons netwerk.
Welke persoonsgegevens
De persoonsgegevens die door ons verzamelt en gebruikt worden betreffen bijvoorbeeld uw naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres en functie (titel) binnen uw organisatie.
Indien u ons ongevraagd aanvullende persoonsgegevens verstrekt, geeft u door deze actieve handeling expliciet toestemming om ook deze gegevens op te slaan en/of anderszins te verwerken.
Bewaarperiode persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens zullen we uiterlijk één jaar na ons laatste contact verwijderen. Echter, indien er een mogelijkheid is dat wij een samenwerking aangaan en of er de mogelijkheid is dat een uitwisseling van informatie in de toekomst van belang kan zijn voor ons, dan zullen wij uw persoonsgegevens bewaren in ons bestand.
Algemeen:
Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens of een klacht indienen bij de organisatie die toezicht houdt op de privacyregels, de “Autoriteit Persoonsgegevens”.
U kunt de hierboven genoemde rechten niet onder alle omstandigheden uitoefenen. Hebben wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om de wet na te leven, dan kunt u geen bezwaar maken of verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen. Het recht op overdracht van uw persoonsgegevens (‘dataportabiliteit’) is in sommige gevallen niet van toepassing.
Doorgifte aan derden
Wij zullen uw persoonsgegevens niet door verkopen of voor andere doeleinden gebruiken dan aangegeven door ons.
In verband met de uitvoering van eventuele diensten / werkaamheden met u is het mogelijk dat wij persoonsgegevens van u moeten verstrekken aan partijen die eventueel in onze opdracht diensten / werkzaamheden uitvoeren. In verband met de uitvoering van eventuele diensten / werkaamheden voor onze klant is het mogelijk dat wij persoonsgegevens van u moeten verstrekken aan onze klant.
Het is mogelijk dat wij inzage moeten geven in onze administratie of uw identiteit moeten aantonen aan (overheids) instanties, zoals bijvoorbeeld de belastingdienst, het UWV, de inspectie voor sociale zaken en werkgelegenheid, of de sociale verzekeringsbank. In dat geval zijn wij genoodzaakt uw persoonsgegevens aan hen te verstrekken, in verband met een wettelijke verplichting.
Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren in verband met een eventuele aanvullende selectie procedure en/of geschiktheidskeuring, bijvoorbeeld tijdens een sollicitatieprocedure. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis en expertise.
Wij maken gebruik van serverruimte voor de opslag van (delen van) ons contacten en personeels bestand, waar uw persoonsgegevens een onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan onze provider van serverruimte verstrekt. Wij maken gebruik van Microsoft Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Wij hebben hiervoor een gerechtvaardigd belang, omdat het verschillende voordelen heeft om gegevens digitaal op te slaan en te verwerken.